Заплатени Vs. Договорени служители

Все повече бизнеси приемат договор и отдалечена работна сила за специфични типове работни функции. Въпреки че има предимства при използването на служители на договор пред наети служители за определени длъжности, тези непостоянни длъжности няма да заместят напълно нуждата от служители на компанията. Юридически погледнато, някой, който е платил заплата с данъци и осигурителни разходи, свързани с нейната заетост, е служител; изпълнител е независим от компанията, поддържа собствени разходи и технически не е служител.

Определете изпълнител Vs. Служител

Разликата между работата като изпълнител или служител в началото може да не изглежда като важно разграничение за бизнеса или дори за служителите. Но има сериозни данъчни и застрахователни последици, ако бизнесът или служителят не разбира разликите и спазва правилата.

IRS е определила служител: На служител се дава определена заплата с формуляр W-2, в който се записват заплатите му, удържането на данъци и детайлизирането и удръжките, заедно с плановете за обезщетения. Бизнесът определя работното място на служителя, неговия график и специфичните му задължения, като всички те подлежат на корекции според изискванията на бизнеса. По същество всички аспекти на работата на служителя се контролират от работодателя.

Изпълнителят е независим работник, който обикновено управлява собствена фирма за извършване на специфични видове работа. Обикновено изпълнителите се заплащат от всяка завършена работа и те получават формуляр 1099 от своите клиенти за записване на доходи. Изпълнителят може да извършва един и същи вид работа за няколко компании и не е обект на контролния аспект на работодателя. Например, бизнес може да наеме вътрешен ИТ мениджър - служител - който трябва да влезе в офиса, за да наблюдава, актуализира и коригира ИТ протоколи и сигурност. Освен това бизнесът може да наеме ИТ консултант на изпълнител, който може да наблюдава сигурността от отдалечено място и да влиза в офиса само когато е необходимо.

Ползи и недостатъци на заплатените служители

Заплатените служители осигуряват както предимства, така и недостатъци за бизнес лидерите. Бизнесът, особено този, който е определил работно време за обслужване на клиентите, трябва да поддържа определен брой почасови или наети служители, за да поддържа операциите по време на работното време. Освен че хората са на разположение, за да помагат на потребителите, важно е бизнес лидерите да имат способността да контролират и променят задълженията, възложени според нуждите на всеки служител. Това означава, че шефът може да контролира взаимодействията и процесите на служителите. Това означава, че служителят е обект на фирмени политики и процедури, които гарантират, че услугите се предоставят в съответствие с желанието на компанията.

В допълнение към ползите за работодателя има и ползи за служителите. Когато на служителя се изплаща заплата с обезщетения, той знае, че данъците му са платени. Знае, че пенсионният му план е финансиран. Той има увереност, че има стабилна работа, която осигурява лична сигурност. Това води до положително и по-продуктивно отношение за много служители. Той също така позволява на служителите да се свързват и изграждат фирмена култура. Той се превръща в микрокосмос на социална среда - екипен подход с приятели, треньори и ментори, който помага на служителите да насочват служителите към по-големи и по-добри неща.

Недостатъците на наетите служители са разходите за работодателя, както и гъвкавостта за служителя. Поради добавените данъци и застрахователни разходи, както и режийните разходи за поддържане на повече персонал, служителите могат да бъдат по-скъпи от изпълнителите. Служителите, търсещи гъвкав график, могат да имат проблеми с твърдостта на някои работни места.

Договори за предимства и недостатъци на служителите

Договорените служители са пъргава работна сила за работодателите. Изпълнителите могат да работят отдалечено или за ограничен период от време по конкретни задачи. Това намалява значително режийните разходи, въпреки че някои изпълнители може да струват повече на час, отколкото вътрешен служител на заплата. Бизнесът може да добавя или намалява мита при промяна на нуждите или промяна на бюджета без прибягване до изпълнителя. Бизнесът също не носи отговорност за поддържане на данъци за безработица, социално осигуряване или Medicare за изпълнителя.

Изпълнителите обикновено се радват на гъвкавостта на работата си и са в състояние да приспадат разходите, за да компенсират данъците, които ще плащат по-късно, въз основа на техните приходи. Тази гъвкавост е предимство за изпълнителя, но понякога се превръща в проблем за работодателите, които не могат да контролират работното време на изпълнителя. Работодателят не може да има явен контрол върху планирането, така че ако има спешна необходимост, която трябва да се реши, бизнесът зависи от наличността на графика на изпълнителя.

Данъчни съображения при заетостта

Както вече споменахме, наемният служител се заплаща със статут W-2. Като част от първоначалния си пакет на борда, тя попълва формуляр W-9, за да посочи своите удържания - по същество колко държавни и федерални данъци иска да бъде удържана от всяка заплата. В допълнение към това, заплатата ще извади избраните удържания, като тези за пенсиониране или здравно осигуряване. Данъците за социално осигуряване, Medicare и други рестрикции също се удържат от работодателя въз основа на отговорността на служителя да плаща. W-2 на служителя също подлежи на автоматична запор за въпроси като обезщетения за деца, обратно данъци, съдебни дела и други дължими вещи.

Договореният служител се заплаща с чек или директен депозит. Той получава формуляр 1099 от всеки клиент в края на годината, за да отчете приходите си, освен ако компания не му е платила 600 долара или по-малко за годината. Следователно изпълнителите трябва да внимават да водят отчетност на доходите от всички клиенти, независимо от сумата, тъй като всички приходи са облагаеми, дори ако формуляр 1099 не е издаден. В повечето случаи служителят по договора няма никакви облаги, няма данъци и няма удържани удържания от заплатите си. С други думи, ако доходът му е 25 000 долара, заплащането му е 25 000 долара. Той трябва да подаде данъци в списък В, за да отчете своите бизнес приходи и разходи. Той също така трябва да плаща тримесечни данъци върху дохода, за да предотврати наказания при завършване на връщането си.

Работодателите се наказват за неподаване на формуляри своевременно всяка година, тъй като служителите се нуждаят от адекватно известие, за да подадат данъчните си декларации преди крайни срокове. Ако работодателят не издаде формуляр W-2 или формуляр 1099 до 31 януари на годината, данъчната декларация се дължи за предходната година, ще има финансови санкции за всеки неподаден документ. Таксите започват от $ 50 на формуляр, като максимумът е $ 536 000 за големи компании.

Работодателят не само подлежи на санкции и потенциални одиторски знамена, ако не подава формуляри в подходящия срок, той също е обект на разследване от регулаторната агенция чрез Министерството на труда. Санкциите на IRS се прилагат за всяка погрешна класификация, плюс 1,5 процента санкции в размер до 40 процента FICA данъци, които не са удържани от дела на служителя и върху 100 процента от частта на работодателя. FICA възлиза приблизително на 15,3% от заплатите, като служителите и работодателите разделят общата сума.

Например, ако на служител са били платени неправилно 100 000 долара като изпълнител в продължение на три години, работодателят може да плати до 150 долара за три години грешно попълване на формулярите и още 1,5 процента от сумата, която е трябвало да отиде за социално осигуряване и Medicare. Да приемем, че сумите на работодателя са 6,2 процента за социално осигуряване и 1,45 процента за Medicare. Това се равнява на 7,65 процента, плюс 1,5 процента наказание, общо 9,15 процента от 100 000 долара. Това са $ 9 150 за всяка от трите години - повече от $ 27 000 трябва да бъдат платени само от частта на работодателя.

Частта на служителя все още е 7,65 процента за общо 7650 долара годишно, като 40 процента се плащат от работодателя като санкция. Това са 3060 долара допълнителни наказания или още 9 180 долара за три години неправилно класифициране на служителя.

Сравнение на разходите: Заплатени Vs. Изпълнител

Сравняването на разходите и ползите за работодателя за всеки тип работник изисква да се погледне заплатата или почасовата ставка плюс разходите за обезщетения и режийни разходи на служител по договор спрямо нает служител. Това предполага, че и двамата служители изпълняват една и съща функция и работят едни и същи часове в продължение на една година.

Разходите, включени в заплатите на служителите, включват допълнителни обезщетения като здравни грижи и пенсиониране, плюс времето за болни и почивка. Има и режийни разходи за офиса и общи и административни разходи; когато имате хора, които трябва да са в офиса, трябва да имате място, консумативи, оборудване, което те да използват и хора, които да ги управляват. Тези разходи могат да отнемат почасовите разходи на служител от $ 40 на час и да направят ефективната цена на час $ 80 на час. Ако плащате на изпълнител 60 долара на час, за да върши същата работа, с малко или никакви други режийни разходи, спестявате пари.

Злоупотреба със служители като изпълнители

Някои собственици на фирми наемат служители, които не са изключени от контролния тест на IRS. Те правят това, за да избегнат плащането на скъпи данъци върху заплатите и застрахователните премии за обезщетения на работниците и поемането на отговорността на служителите. Ако даден бизнес е решен да наруши правилата относно статута на служител, той подлежи на глоби и санкции пред щатските и федералните власти.

Служител, легитимно нает като изпълнител, може да бъде назначен като служител въз основа на промени в нуждите и исканията на бизнес ръководството. Ако това се случи, бизнесът трябва да прехвърли служителя от изпълнител на служител на заплата. Нов трудов договор трябва да бъде написан със съответните условия; След това новият служител е на борда като нов наем, попълвайки всички необходими данъчни форми. Тя вече не е изпълнител и бизнесът добавя информацията за новия служител към политиките за обезщетение на работниците.

Избор на типа служител

Когато търсите нов наем, първо се съобразете с нуждите на компанията. Напишете длъжностна характеристика, която включва всичко, от длъжности и умения за работа до изисквания за часове и наличност. Например може да се нуждаете от някой, който може да работи редувайки събота за специални събития. Това би било част от начина, по който определяте какво ви трябва и дали трябва да контролирате тези часове. Ако имате нужда от някой само за три от 40 часа на работна седмица за специфични задължения, може би ще бъдете добре да наемете изпълнител.

Помислете обаче повече от цената. Помислете за ролята, която служителят ще играе с другите членове на екипа и потребителите. Много застрахователни агенти работят само с комисионна и се считат за независими изпълнители, които работят в един и същ офис. Същото важи и за брокерите. От тях може да се изисква да присъстват на седмични срещи, но в противен случай имат гъвкавост в своите графици и как ръководят своята част от бизнеса. Едно от ключовите предимства на договорно наетите служители в такива ситуации е, че намирате хората гладни да успеят. Това помага на бизнеса да се развива добре, а офис репутацията изгражда инерция сред потребителите.

В същото време служителите по договор могат да станат прекалено стресирани, ако не смятат, че има достатъчно работа, за да задоволят нуждите си от доходи. Бизнесът може да загуби изпълнител, който намери по-добър договор някъде другаде.

Внимание

Работодателите носят отговорност за грешки при удържането на данъци при формуляр W-2 или формуляр 1099 в края на годината. Използвайте CPA или професионална услуга за заплати, за да сте сигурни, че класифицирате и подавате ведомост на служителите правилно. IRS и Министерството на труда натоварват работодателите, а не служителите.