Как да обединим данните на Excel в документи на Word

Word и Excel са част от по-големия пакет на Microsoft, така че не е изненада, че играят добре заедно. Exce * l * е чудесен инструмент за събиране на информация във формат на база данни, като имена, адреси и телефонни номера . Но ако искате да работите с тази информация в Word, ще трябва да можете да обедините документи на Word и Excel , което може да се направи в няколко прости стъпки.

Обединяване от електронна таблица на Excel

Имате електронна таблица, пълна с имена и адреси, идеална за пощенски списък. Но бихте прекарали hour_s c * в опитиране и поставяне на информация от Excel в Word. * _ За щастие можете лесно да извършите обединяване на поща от Excel в Word, но първо ще трябва да подготвите вашия документ на Excel за сливането.

За да започнете, първо се уверете, че всички ваши данни, които трябва да бъдат обединени, са в първия лист на вашата електронна таблица. Също така ще трябва да настроите имената на колоните си, за да съвпадат с имената, които ще поставите във вашия документ на Word. Трябва да има колона за собствено име и колона за фамилно име, ако искате да използвате и двете, например. Направете последен преглед на цялата информация, за да се уверите, че е актуална, преди да завършите сливането.

Обединете Word и Excel документи

След като електронната ви таблица е готова, отворете нов документ в Word. Щракнете върху раздела Mailings и изберете Start Mail Merge и решете дали искате да създадете етикети, писма, пликове, имейли или директория. Изберете. _ Изберете получатели - _Използвайте съществуващ списък. След това ще намерите вашия Excel файл. Изберете Отваряне.

Преди да комбинирате Word и Excel , системата ще ви даде възможност да редактирате вашите получатели. Тук можете да прегледате списъка си и да изберете всеки, когото не искате да включите. Ще бъдете подканени да го вмъкнете като адресен блок, ако например създавате писмо или плик. След това можете да запазите документа.

Копирайте и поставете от Excel в Word

Едно от най-големите предимства при наличието на пълния пакет Microsoft Office е, че можете лесно да копирате от един документ в друг. Например, кажете, че сте създали прекрасна кръгова диаграма в Excel, която искате да включите в брошурата, която проектирате. Просто кликнете върху тази диаграма и или Редактиране-копиране, или използвайте комбинацията Control-Copy натискане на клавиш, за да я преместите. Command-Copy е комбинацията от клавишни комбинации, ако сте на устройство с Mac OS.

Вместо обединяване на поща от Excel в Word , ако искате да копирате данни от Excel в Word или друго приложение на Office, ще направите същото, но вероятно ще трябва да направите някои промени във форматирането. Можете да копирате данните точно така, както са форматирани, да актуализирате съдържанието, за да съответства на оформлението на вашия документ на Word, да поддържате данните свързани с оригиналната електронна таблица, да ги поставяте като снимка или да ги поставяте като текст, разделен с раздели.

Поставете електронната таблица на Excel в Word

В някои случаи може да искате да отидете в обратната посока. Вместо обединяване на поща от Excel в Word , например, може просто да искате да вградите електронна таблица на Excel _t в документ на Word. _ Това може да е част от някакъв вид предложения, като бизнес план или искане за безвъзмездна помощ. Ако използвате действителни данни, това може да бъде чудесен начин да допълните вашето копие с точните цифри, за да се съобразите с това, което обсъждате.

За да копирате електронна таблица на Excel в документ на Microsoft Word , ще направите копията си в изходния документ и ще поставите във вашия документ на Word, местоназначението. Ще имате пет опции, докато поставяте:

  • Използвайте дестинационна тема и вградете работна книга - Работната книга ще бъде вградена във вашия документ, като съответства на темата на документа на вашата дестинация (Word). Диаграмата не се свързва с документа на Excel, така че ако актуализирате нещо, то няма да се актуализира автоматично.

  • Запазете форматирането на източника и вграждането на работна книга - Това запазва форматирането на работния лист на Excel непокътнато. Диаграмата не се свързва с документа на Excel, така че ако актуализирате нещо, то няма да се актуализира автоматично.

  • _ Използвайте дестинационна тема и връзка dat _a - Тази опция почита форматирането, което сте създали във вашия документ на Word. Вашите данни са свързани, което означава, че когато направите промяна във вашия документ на Excel, те ще се актуализират във вашия документ на Word.

  • Запазете форматирането на източника и данните за връзките - Вашият документ ще съответства на темата на Excel, а не на Word. Вашата електронна таблица в Excel ще бъде свързана, така че когато правите промяна във вашия документ на Excel, документът на Word също се актуализира.

  • Картина - Вмъква електронната таблица на Excel като картина.

Ако решите да „свържете данни“, когато обединявате документи на Word и Excel по този начин, не винаги може да откриете, че тези актуализации са незабавни. Ако не виждате актуализация на електронната си таблица на Excel във вашия документ на Word, просто изберете Инструменти за диаграма-Дизайн-Опресняване на данни, за да получите най-актуалната версия.

Запазете Word Word в Excel

Има случаи, при които изборът ви да комбинирате Word и Excel върви в друга посока - искате да запазите документа на Word като документ на Excel. Разбира се, можете да преместите данните ръчно, но това може да отнеме много време. Има по-лесен начин.

След като отворите желания документ на Word, изберете File-Save As и намерете мястото, където искате да бъде запазен документът. Под опцията за папка ще видите друго падащо поле с етикет Формат на файла. Изберете Обикновен текст.

След като сте запазили документа на Word, можете да отворите електронната си таблица на Excel и да изтеглите информацията. Във вашия документ на Excel изберете Data-From Text. В някои версии можете да видите това като Data-Get Internal Data-Import Text File. Оттук можете да прегледате документа на Excel, който сте запазили, и да го изтеглите. Когато бъдете подканени, ще трябва да изберете Разграничено и интервал за разделителя.

Обединете две Excel файлове

Въпреки че може да е удобно да комбинирате Word и Excel , може да не осъзнавате, че можете да обедините два Excel файла. Един от начините да направите това е да копирате работните листове в изходния документ, като щракнете върху разделите в долната част, щракнете с десния бутон и изберете Копиране. Под „Книга“ изберете целевата работна книга, където искате работните листове да се приземят, изберете къде искате да бъде поставена във връзка със съществуващите листове и се уверете, че Създаване на копие е отметнато, ако искате оригиналът да остане в работната книга на източника.

Въпреки че този метод е ефективен с един работен лист, ако имате множество файлове, от които се нуждаете, обединени в един, той може да стане тромав. Ако се чувствате добре със създаването на макроси, можете да напишете такъв, който да обедини всички файлове в един. Можете да намерите примерни макроси за този онлайн, които можете да копирате и поставите.

Обединете Word документи

А циркулярно писмо от Excel в Word не е единственият начин, по който може да тегли данни от друг документ в Word. Софтуерът има функция, която ще ви позволи да обедините множество файлове в един. Основната цел на това е да се сравняват различни версии една срещу друга. Така че, ако вашите колеги са направили промени в документ, тази функция ви позволява лесно да ги сравнявате един до друг, за да видите какво се е променило.

За да обедините два документа , изберете Преглед-Сравнение-Комбиниране . Ще бъдете подканени да изберете файловете, които искате да обедините. Ще бъдете подканени да маркирате неозначени промени с, което ви позволява да въведете името на лицето, което е направило промените в ревизирания документ. Изберете, за да покажете промените в нов документ, щракнете върху OK и ще получите новия си документ.