Защо активите и разходите имат дебитно салдо?

Макар да изглежда противоречиво, че и активите, и разходите могат да имат дебитни салда, обяснението е съвсем логично, когато човек разбира основите на счетоводството. Съвременната счетоводна теория се основава на система за двойно записване, създадена преди повече от 500 години и използвана от венециански търговци. Основите на тази система остават последователни през годините.

И така, какви са основите на счетоводната система?

Настройка на първоначалните акаунти

Първата стъпка в създаването на счетоводна система за даден бизнес е да се идентифицират сметките, необходими за записване на финансовите транзакции на компанията. Стартовият списък на сметките за дадена компания може да включва

  • Пари в брой.
  • Сметки.
  • Складова наличност.
  • Дълготрайни активи.
  • Платежни сметки.
  • Банкови заеми.
  • Капитал.
  • Постъпления.
  • Разходи.

Списъкът със сметки е известен като Сметкоплан. Тъй като бизнесът се разраства, към този списък могат да се добавят повече акаунти, за да се побере увеличеното разнообразие от транзакции.

Сметките за активи, пасиви и собствени капитали се считат за „постоянни сметки“. Тези сметки не се закриват в края на отчетната година. Техните салда се пренасят към следващия счетоводен период.

Сметките за приходи и разходи се създават като „временни сметки“. Салдата по тези сметки се увеличават и намаляват през годината и се приключват в края на отчетния период.

Основи на счетоводството

Кредитите и дебитите се използват в системата за двойно записване като метод за записване на финансови транзакции. Всяко влизане в счетоводната система трябва да има дебит и кредит и винаги включва поне две сметки. Пробен баланс на всички счетоводни записи за даден бизнес означава, че общият размер на дебитите трябва да се равнява на общия брой на всички кредити.

Записите се правят във форма, известна като T-акаунти. Това визуално помагало, което представлява сметка в главната книга. Името на акаунта е публикувано над горната част на T. Дебитните записи се публикуват от лявата страна на T, а кредитните записи - от дясната страна.

За да се премахне объркването около значенията на дебити и кредити, трябва да се приеме концепцията, че думите нямат друго значение освен ляво и дясно. Това е всичко. Не е по-сложно от това. Дебитите се използват за отчитане на увеличение на активите и разходите.

Нека илюстрираме този процес с прост пример. Да предположим, че офис мениджърът харчи 375 долара за закупуване на хартия, химикалки и тонер за принтера и плаща за тази покупка, като пише чек.

Записванията ще бъдат дебит в размер на 375 щатски долара по разходната сметка за офис консумативи и кредит в размер на 375 долара по банковата сметка на компанията.

Счетоводното уравнение

Счетоводното уравнение е основата на двойна счетоводна система.

  • Основното счетоводно уравнение е както следва:
  • Активи = Задължения + Собствен капитал

Използването на счетоводно счетоводство ще гарантира, че балансът винаги ще бъде в баланс, а пробният баланс на дебити и кредити винаги ще бъде равен.

Да вземем друг пример, за да илюстрираме този принцип. Да предположим, че мениджърът на производството е закупил 3200 долара суровини, необходими за производството на продуктите на компанията. Покупката е направена от един от доставчиците на компанията с плащане до 30 дни.

Записванията ще бъдат дебит в размер на 3200 долара за инвентара на суровините и кредит в размер на 3200 долара за задължения.

Сега нека да разгледаме кои сметки носят дебитни и кредитни салда.

Нормални салда по сметки

Сметките обикновено съдържат салда по дълга или кредита. Следва списък на нормалните салда за основните сметки:

  • Пари: Дебит.
  • Вземания: Дебит.
  • Опис: Дебит.
  • Дълготрайни активи: Дебит.
  • Задължения: Кредит.
  • Банкови заеми: Кредит.
  • Собствен капитал: Кредит.
  • Приходи: Кредит.
  • Разходи: Дебит.

Обикновено балансовите сметки съдържат активи с дебитни салда и пасиви като кредитни салда. Това са статични цифри и отразяват финансовото състояние на компанията в определен момент от времето.

Сделките за приходи и разходи са записи за входящи и изходящи потоци за определен период от време, например една година. Тези финансови транзакции се натрупват през периода и се приключват с коригиране на счетоводни записи в края на периода, надяваме се с печалба. Получената печалба или загуба се осчетоводява в сметката на собствения капитал, за да поддържа баланса в счетоводното уравнение.

Помислете за този пример за това как работи счетоводният процес. Като се започне от счетоводното уравнение на активите, равно на сумата на пасивите плюс собствения капитал:

  • Активи: $ 3 750 000.
  • Задължения: $ 1 800 000.
  • Собствен капитал: 1 950 000 долара.

В рамките на една година компанията има следните приходи и разходи:

  • Приходи-кредити: $ 3,340,000.
  • Разходи за себестойност на продадени стоки-дебити: $ 2 000 000.
  • Административни и режийни разходи-дебити: $ 1 000 000.
  • Данъци-дебити: 100 000 $.
  • Нетна печалба: $ 240 000 (това е печалба, която ще бъде кредитирана в собствената сметка на собствениците).

За по-голяма простота, приемете, че компанията е направила всичките си продажби за пари. В този случай активите на компанията ще се увеличат през годината със събрани парични средства в размер на 240 000 долара, а собствената сметка на собствениците ще се увеличи до 2 190 000 долара (1 950 000 долара + 240 000 долара).

Сега имаме счетоводното уравнение:

  • Активи: $ 3 750 000 + $ 240 000 = $ 3 990 000.
  • Задължения: $ 1 , 800 000 .
  • Собствен капитал: $ 2 190 000. $ 3 990 000 = $ 1 800 000 + $ 2 190 000.

Счетоводните уравнения салда; всичко е наред и годината започва отначало.

Сметки на активи с дебитни салда

Следват типични сметки за активи с дебитни салда:

  • Пари в брой.
  • Търгуеми ценни книжа.
  • Сметки за вземания.
  • Складова наличност.
  • Разходи за бъдещи периоди.
  • Сгради.
  • Оборудване.

Нека разгледаме няколко примера за записи в тези сметки на активи.

  • Изплащане на непогасени задължения към доставчик:
  • Дебит към задължения: Това намалява салдото, дължимо на доставчика.
  • Кредит в брой: Салдото в брой се намалява със сумата, платена на доставчика.
  • Клиент плаща вземания, дължими на компанията:
  • Дебит в брой: Паричните средства се депозират в банкова сметка, увеличавайки паричното салдо.
  • Кредит за вземания: Неплатеното салдо на клиента е намалено.
  • Компанията купува нов склад:
  • Дебит за дълготрайни активи: Балансът на активите се увеличава със стойността на сградата.
  • Кредит за банкови заеми: Парите се вземат назаем от банката за финансиране на покупка на сграда.
  • Покупка на оборудване за производствена линия; заплаща се с чек:
  • Дебит на активите на оборудването: Количеството оборудване се увеличава при покупка.
  • Кредит по банкова сметка: Паричните средства в банковата сметка се намаляват със сумата на покупката.

Разходни сметки с дебитни салда

Обикновено разходните сметки носят дебитни салда в лявата част на Т-сметката. Дебитите увеличават салдото в разходна сметка. Примери за тези сметки са

  • Заплати.
  • Под наем.
  • Консумативи.
  • Лихва.
  • Застраховка.
  • Лицензи.
  • Реклама.

Следват няколко примера за записвания в сметка за разходи:

Изплащане на заплати:

  • Дебит на заплати: Сумата на изплатените заплати се дебитира в сметката за разходи.
  • Кредит в брой: Салдото по банковата сметка се намалява с размера на изплатените заплати.

Плащане на наем:

  • Дебит за наемни разходи: Платеният наем увеличава дебитното салдо в сметката за наемни разходи.
  • Кредит в брой: Банковият баланс се намалява с плащането на наем.

Покупка на производствени материали:

  • Дебит за разходи за доставки: Сумата на покупката се дебитира за разходи за доставки.
  • Кредит към задължения: Сумата, дължима на доставчика, се увеличава при покупка.
  • Повечето разходни транзакции имат дебит в брой или кредит.

След схващането на идеята, че дебитите и кредитите означават лявата и дясната страна на Т-сметка, става доста лесно да се следва логиката на начина на осчетоводяване на записите. Сметките за активи се увеличават с дебитни записи, а салдата по сметка се увеличават през отчетния период с дебитни транзакции. Резултатите от сметките за приходи и разходи се обобщават, затварят и осчетоводяват в неразпределената печалба на компанията в края на годината. Всеки дебит или кредит за разходи се нулира и започва отначало.