Как да експортирам имейли на Outlook в електронни таблици на Excel

Outlook е една от най-добрите налични програми за електронна поща и е първият избор за много потребители на бизнес имейл. Платформата е мощна, защото добре организира големи количества имейли, интегрира се с множество разширения на трети страни, има високи ограничения за изпращане за търговска употреба и множество акаунти лесно се създават и управляват на един сървър.

Един от недостатъците на Outlook включва лесен метод за експортиране на имейли или възможност за бързо извличане на данни от имейл. Има многобройни възможности, вариращи от копиране и поставяне на отделни имейли в текстови документи до експортиране във формат CSV или Excel. Никоя опция не е идеална и персонализираното форматиране често се губи по време на процеса.

Защо да експортирам имейли?

Наистина има само няколко причини да експортирате имейли от Outlook. Преместването на вашата пощенска кутия на различен сървър и платформа изисква износ, когато не искате ново начало. А преминаването към нова система може да загуби всички ваши важни разговори по имейл от минали борси.

За да избегнете загуба на ценни имейл данни, експортирайте в работна книга на Excel или в един от много други формати. Имайте предвид, че качването в четлив и лесно дефиниран формат на нова система вероятно е трудно или невъзможно. Листът на Excel може да организира разговори и да действа като база данни, където можете да търсите стари контакти и разговори по контекст или дата.

Другата причина за експортиране на имейли е запазването на данните в архивен файл. Чувствителната информация, която може да изисква изземване за правни или лични цели, си струва да бъде архивирана. Ако сървърът ви някога е изтрит, файлът Excel ще съхрани всичко от предишни разговори по имейл.

Експортирайте имейли от Outlook в Excel

Експортирането на имейли от Outlook в Excel е лесно. Имайте предвид обаче, че ще запазите само обикновен текст и основни връзки. Всички други форматиране се губят. Ако в крайна сметка искате да възстановите форматирането, запазването като HTML файлове е добра алтернатива.

Отворете Outlook и щракнете върху опцията „Файл“, последвана от опцията „Отваряне и експортиране“. Щракнете върху „Импортиране / експортиране“ и „Експортиране във файл“, преди да зададете типа на файла на Excel. CSV е подобен и по-късно ще се прехвърли лесно в работна книга на Excel, ако желаете.

И накрая, изберете целевата папка, където файлът трябва да бъде запазен. Изберете „Finish“, за да запишете имейлите в посочената папка. Излезте от Outlook и отидете до папката. Проверете дали файлът е запазен и опитайте да го отворите. Работната книга на Excel или CSV файлът трябва да се отвори с всички имейл данни.

Алтернативни опции

Други видове файлове се поддържат и от Outlook. Етикетът .PST е специално за архивиране на имейли в Outlook и други данни, съхранявани на сървъра. .OLM изпълнява същата функция на Mac системи. Уловката тук е, че файлът е съвместим само с други имейли на Outlook. Ако искате да отворите или прехвърлите имейл данните, това трябва да се случи в друг акаунт на Outlook.

Другото решение е специфично за Gmail. Можете да настроите акаунт в Gmail в Outlook, което по същество означава, че използвате Gmail сървър, но лице на Outlook, за да управлявате имейлите си. Системите работят заедно и можете да копирате всички имейли на Outlook в отделните папки и да ги преместите в нови папки на Gmail. Ако изоставите Outlook след преместване на имейлите, те ще останат на сървъра на Gmail.

Прехвърлянето на имейли от цял ​​бизнес с множество акаунти е трудно и не съществува ясен маршрут за превключване на платформи. Интегрирането със система като Salesforce, която проследява всички действия поотделно, помага, защото тези действия остават съхранени в акаунта на Salesforce. Променете сървърите и поне все още имате имейл адресите и историята за всеки имейл. В противен случай промяната на сървъра е трудна и донякъде объркана.