Процедури за контрол на документи

Процедурите за контрол на документите гарантират, че служителите във фирмените операции използват правилните документи, за да извършват работата си. Процедурите са ключов компонент на процеса на осигуряване на качеството. Те проследяват подготовката и обработката на документи, за да се уверят, че служителите, отговорни за документацията, заменят остарелите документи с най-новите версии. Такива процедури включват записи на служителите, които са създали, променили и одобрили документи, така че компанията да може да определи как да избегне грешки и да подобри качеството на своите продукти и услуги.

Създаване

Процедурите за контрол на документи посочват кой е отговорен за създаването на определени документи и как създателят на документа трябва да го идентифицира. В допълнение към даване на име на документа в предписан формат, отговорният служител трябва да подпише документа, за да се идентифицира като създател. Подписването на документа показва, че служителят смята работата за завършена и той трябва да включва датата, показваща кога е завършил работата.

Преглед

Принципите за осигуряване на качеството изискват от компаниите да преглеждат много от документите си за точност, особено техническите чертежи и спецификации. Процедурите за контрол на документи подробно посочват кои документи трябва да бъдат прегледани, от кого и как да се запише такъв преглед. Обикновено процедурата за преглед определя какви квалификации трябва да има рецензентът и как рецензентът извършва всички промени, изисквани в документа. Той описва подробно как да записва промени и къде рецензентът трябва да подпише, за да посочи, че е завършил успешен преглед.

Ревизия

Освен промените, направени по време на преглед, необходимите промени в документацията често са резултат от промени в проекти или операции. Процедурите за контрол на документи определят кой инициира ревизиите и кой ги извършва. След като редакцията приключи, ревизираният документ получава обозначение, което позволява на служителите да го идентифицират като най-новата редакция към определена дата. Старият документ получава означение като остаряло и знак, че вече не е актуален.

Замяна

Ключова част от процедурите за контрол на документи подробно описва как една компания гарантира, че най-новите версии на документите заменят остарелите версии на местата, където документите се използват. Процедурите посочват кой е отговорен за подновяването на документацията, често инициаторът на ревизиите. От друга страна, процедурите инструктират потребителите на документация за идентифициране на остарели материали и как да проверяват за последните ревизии.

Външни документи

Предприятията често трябва да използват документация, която идва извън компанията. Такива документи не спазват вътрешните процедури при първото им пристигане. Процедурите за контрол на документи посочват кой е отговорен за интегрирането на такива документи в системата на компанията. Те подробно описват как да идентифицират външните документи, дали е необходим преглед и как да продължат с ревизиите, ако е необходимо. След като бъдат интегрирани, отговорните служители гарантират, че съответните външни документи са на разположение, когато е необходимо.