10 Правила за правилен етикет на бизнес срещата

Спазването на правилния етикет за бизнес среща установява уважение сред участниците в срещата, помага на срещата да започне и завърши навреме и създава атмосфера на сътрудничество. Липсата на етикет и лошото планиране са две от основните причини, поради които много бизнес срещи се провалят. Научете своите служители на етикет за бизнес срещи, за да сте сигурни, че срещите на вашия бизнес са ефективни.

1. Пристигнете по-рано (без оправдания)

Пристигнете до мястото на бизнес срещата поне 15 минути по-рано. Това показва уважение и ви позволява да намерите място и да се разположите преди началото на срещата.

2. Следвайте Програмата

Председателят на събранието трябва да разпространи дневния ред на всеки участник поне една седмица предварително. Участниците трябва да се обадят на председателя, за да изразят всякакви опасения относно дневния ред най-малко 48 часа преди срещата. След това председателят и заинтересованият участник ще имат време да определят дали трябва да се направят промени. В дневния ред също трябва да се посочат началното и крайното време на срещата.

3. Бъдете добре подготвени

Всеки участник трябва да дойде на срещата с всички материали и данни, от които се нуждае, и разбиране на темата на срещата. Цялата цел на срещата е да се обсъди разглежданата тема. Пропиляхте времето на всички, ако не сте готови да допринесете.

4. Правете редовни почивки

Срещите трябва да имат почивка на всеки два часа, за да се гарантира, че участниците остават фокусирани. Стремете се към почивки с продължителност около 20 минути и почивки с храна около 30 минути.

5. Следвайте Дрескода

Председателят трябва да посочи какъв вид облекло е необходимо за срещата, било то непринудено или официално, и участниците трябва да спазват това правило. Представителен списък на облеклото ще бъде от полза, тъй като участниците могат да имат различни виждания относно това какво е бизнес ежедневие и бизнес форма. Например, когато посочвате срещата като официална за бизнес, можете да посочите, че ризата с копчета и панталоните в цвят каки са достатъчни.

6. Говорете на свой ред

Поддържайте срещата организирана, като говорите само когато имате думата. Задавайте въпроси по време на определения период от въпроси и вдигнете ръка, за да бъдете разпознати от председателя, че има думата. Не прекъсвайте някого, докато той говори или задава въпрос.

7. Слушай, наистина слушай

Може да откриете, че на много от въпросите, които имате по дадена тема, се отговаря от съдържанието на срещата. Слушайте внимателно срещата и си правете бележки. Активното слушане е с уважение и ви дава солидна основа за формулиране на вашия отговор.

8. Запазете спокойствие

Избягвайте нервни навици като почукване с химикалка по масата, издаване на звукови звуци с уста, шумолене на хартии или потупване на краката по пода. Това отвлича вниманието на другите участници и ви кара да изглеждате притеснени, дори и да не сте.

9. Бъдете вежливи с телефона си

Изключете мобилния си телефон преди началото на срещата. Ако очаквате спешно обаждане, настройте телефона си да вибрира и да се извините от срещата, ако обаждането влезе. Освен ако преносимите компютри не са одобрени за срещата, изключете своя и спуснете екрана, за да не пречите на ничий изглед.

10. Не довеждайте гости

Не довеждайте необявени гости на среща. Ако имате някой, когото бихте искали да доведете на среща, тогава се свържете с председателя за разрешение да доведете вашия гост. Ако разрешение не е дадено, тогава не го довеждайте.