Разликата между служебна бележка и бизнес писмо

Бизнес бележките са вътрешни документи, изпращани до служителите за предаване на информация за компанията, докато бизнес писмата са външни съобщения, често свързани с търговски дейности или нужди на клиенти или за запитване към доставчик или държавна агенция. Форматирането е различно за всеки и научаването на правилното създаване на всяко ще ви помогне да комуникирате по-ефективно съобщението си.

Бизнес бележки до членовете на персонала

„Бележка“ е съкращение от меморандум, който се отнася до напомняне или уведомление за важен елемент. Бележките често се изпращат, за да уведомят членовете на персонала за среща или нова политика, която компанията смята за достатъчно важна, за да оправдае повече от разпространението от уста на уста. Бележките често са неформални, с по-малко внимание към структурата, форматирането, граматиката и, в случая на печатните бележки, качеството на хартията.

Бизнес писма, изпратени извън компанията

Писмата са по-официални документи, изпращани на хора извън вашата компания. Те могат да включват искания за информация или разяснения от държавна агенция; отговори на жалби или запитвания на клиенти; или предложения или предложения за доставчици, клиенти или медии. Писмата обикновено се пишат на висококачествена хартия, а не на копирна хартия, и се подлагат на коректна корекция, за да се избегне дори и най-малката грешка.

Заглавия, използвани в бележки и писма

Бележката не е задължително да е на фирмено място или да включва името на компанията, лого, адрес или други елементи, които обикновено се намират в бланките. Бележката често включва заглавие в горната, лявата страна на хартията, което включва четири реда, обозначаващи кой изпраща бележката, кой я получава, темата, която бележката обхваща и датата.

Обикновено писмо се изписва на бизнес стационарно, като датата се появява под бланката вляво на страницата. Празен ред разделя датата и адреса на получателя, който включва името, заглавието и адреса на получателя. След друг празен ред се появява поздрав, като „Уважаеми господин Смит“.

Съдържание, използвано в писма и бележки

В бележка се посочва целта на комюникето в първото изречение, последвано от информация, накратко насочена към кой, какво, къде, защо, кога и как от съдържанието. Малко подкрепа или подробности се намират в бележка, която често предшества среща или прави кратко съобщение. Ако дадена компания има подробни или сложни новини за обявяване, тя ще проведе конференция или ще предостави по-дълъг отчет. Получателите на бележка могат да се свържат с подателя на бележката или надзора, ако се нуждаят от повече информация.

Писмото започва с причината за писане и след това адресира причината. Писмото обикновено предоставя повече подробности, подкрепа и обосновка, отколкото бележка, тъй като писателят на писма често трябва да направи продажба или да отговори на въпрос.

Затваряне на бележката или писмото

Бележката не обобщава и не обобщава съдържанието, като често завършва с призив за действие, като например да поиска читателят да постави датата на предстоящата среща в календара си или да продължи действието, препоръчано в бележката. Писмото често завършва със заключение, благодари, моли читателя да се свърже с автора и включва името и заглавието на подателя. Много писма съдържат PS или послепис, който помага на един факт или информация да се открои.