Какво е правилното завършване на бизнес писмо?

Коефициентите са, че ако пишете бизнес писмо, имате нещо важно да кажете и искате да сте сигурни, че го комуникирате ефективно. Форматът на бизнес писма играе важна роля в тази комуникация - показва на човека, на когото пишете, че сте професионален и достоверен. По същия начин завършването на бизнес писмо професионално може да ви помогне да установите този професионализъм и достоверност. Тъй като завършекът на писмото е последната част, която получателят ще прочете, той е най-свежият в нейната памет. Дори да имате много професионален поздрав и тяло, непрофесионалният завършек може да направи отрицателно впечатление.

Последен параграф

В някои видове служебни писма, като мотивационни писма, има определен формат, който да се спазва при сключване на писма. Като общ принцип обаче използвайте последния параграф на писмото си, за да завършите бизнеса си, включително как бихте искали да се свържете с вас или какви елементи трябва да получавате по пощата. Включете и учтив завършек, в който благодарите на получателя за отделеното време, пожелавате й успех в начинанието или заявявате, че бихте били развълнувани да говорите повече за проблема по телефона.

Затваряне

Затварянето на вашето писмо е думата или фразата, която въвеждате след тялото на писмото; затварянето винаги се следва със запетая. В зависимост от вида на бизнеса, за който се отнася писмото, или от връзката ви с получателя, можете да избирате от различни професионални поздрави. „Искрено“ и „Поздрави“ са два почти винаги безопасни избора. „Благодаря“, само с първата дума с главни букви, е добър избор, ако искате нещо в писмото, като среща или документи. Приемливо е също така да приключите писмо без искане с „Благодаря“; това е начин да благодарите на получателя за отделеното време.

Подпис

След затварянето пропуснете три празни реда преди подписа си. Подписването на вашата бизнес комуникация на ръка показва на получателя, че сте отделили време да направите писмото професионално. Това също така показва, че сте прегледали писмата, тъй като много бизнес писма се изготвят от секретар. Възможно е обаче да не успеете да подпишете писмата си във всички случаи. Например, отделите за човешки ресурси на много корпорации сега изискват мотивационните писма да се подават чрез електронна система. В този случай не оставяйте трите празни реда; просто напишете името си.

Финални елементи

След вашия подпис идва вашето въведено име, последвано от вашето заглавие на следващия ред. В някои случаи може да поискате да предоставите своя адрес, имейл адрес или телефонен номер след заглавието си в края на писмото си. Правете това особено в много официални бизнес писма, адресирани до някой, когото не познавате. По този начин, ако лицето загуби плика, пак може да отговори на писмото ви. И накрая, след информацията за посоката, пропуснете ред и посочете дали има заграждения. Винаги се позовавайте и на приложенията в корпуса на артикула. В края на писмото обаче напишете „Приложение:“ (обърнете внимание на двоеточието) и опишете накратко какво представлява заграждението - например „Възобновяване“.